O kierowniku projektu w różnych podejściach słów kilka

Często osoby, które pierwszy raz stykają się z projektami zastanawiają się kim jest kierownik projektu.

Całkiem naturalne wydaje się, że jest on osobą zarządzającą całym projektem od rozpoczęcia do zakończenia. Jednak co to znaczy dokładnie? Czy z każdym pytaniem dotyczącym działań projektowych warto zwracać się do kierownika projektu?

Na te pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym artykule.

Kim jest kierownik projektu?

Najprościej opisać taką personę jako osobę, która zarządza całością projektu. W mojej opinii jego głównymi obowiązkami w całym cyklu projektu jest zarządzanie informacją oraz działaniami i zespołami.

Jego działania sprawiają, aby projekt był realizowany zgodnie z planem, przy ustalonych założeniach, usuwa blockery, które pojawiają się w każdym projekcie, raportuje odpowiednim osobom i wykonuje szereg innych obowiązków niezbędnych do osiągnięcia założonych rezultatów.

Ale co dokładnie robi taki kierownik, gdzie się znajduje w strukturze organizacji?

Podejście do kierownika projektu zależne jest od metodyki jaką stosuje oraz kultury organizacyjnej. Na potrzeby artykułu przybliżam role i podejście do osoby kierownika projektu w metodykach kaskadowych Prince@2, PMI  oraz w metodykach zwinnych.

Więc co taki kierownik robi wg Prince@2

Prince@2 dokładnie określił funkcje oraz zadania głównodowodzącego w tej metodyce. Są nimi:

• Zaangażowanie przedstawicieli kierownictwa organizacji użytkowników oraz dostawców
• Udział w zarządzaniu strategicznym oraz operacyjnym projektu

PM odpowiedzialny jest za dostarczanie określonych produktów, zgodnie z ich określoną  jakością w określonym czasie i za określony budżet.

Ostatecznym celem jest osiągnięcie korzyści biznesowych, określonych w uzasadnieniu biznesowym poprzez osiągnięcie określonych rezultatów.

A bardziej szczegółowy zakres obejmuje:

• Ponosi odpowiedzialność za bieżące planowanie, zarządzanie i sterowanie
• Odpowiada za dostarczenie produktów
• Odpowiada za opracowanie i aktualizację wszelkich planów w projekcie
• Dokonuje odbioru grupy zadań
• Prowadzi dokumentację projektu
• Dokonuje rejestracji zagadnień projektowych
• Aktualizuje plany
• Analizuje skutki wprowadzanych zmian
• Składa raporty Komitetowi Sterującemu ze stanu zaawansowania i postępów projektu
• Zarządza ryzykiem

Kierownik projektu znajduje się bliżej biznesu – zazwyczaj nie jest częścią zespołu roboczego. Jest stanowiskiem mniej samodzielnym, decyzje podejmuje wraz z biznesem Kierownik – mniej samodzielny i decyzyjny; w decyzje włączone są strony biznesu, użytkownika oraz głównego dostawcy. Zajmuje się zarzadząniem projektem jako całością.

Słów kilka na temat standardu PMI i gdzie tam jest kierownik

Druga kaskadową metodą zarządzania jaką dodałem do porównania jest PMI. Kierownik projektu wg tego standardu jest główną rolą w projekcie. Cała metodyka zorganizowana jest wokół tej roli. Jest to stanowisko samodzielne, decyzyjne. Najważniejszymi aspektami działania kierownika to zarządzanie zasobami ludzkimi oraz komunikacją. Kierownik projektu w tej metodyce może być częścią zespołu roboczego.

Podsumowanie tradycyjnych metodyk zarzadzania projektami

Powyżej zaprezentowałem podejście co do kierownika projektu w metodykach tzw. tradycyjnych.  Kierownik ma realizować wyznaczone cele wg określonych procesów zgodnie z określoną kolejnością zadań przy wykorzystaniu konkretnych narzędzi. Jego główną rolą jest menadżer, koordynatora działań – dostarczyciela produktów i rezultatów. Dbają o procedury i zadowolenie klienta.

A jak to jest z metodami zwinnymi

W związku z tym, że metodyka Agile skupia się na pracy zespołowej najważniejsza w niej jest bezpośrednia komunikacja oraz szybka wymiana informacji, z czego wynikają ogólne zadania kierownika:

• upraszczanie działań projektowych oraz jego procedur oraz procesów,
• budowa samoorganizujących się zespołów,
• motywacja zespołów projektowych do działań oraz dostarczaniem wartości dla klienta oraz elementów funkcjonalnych

Pełni on funkcje coacha, moderatora działań, mentora dla zespołu projektowego. Spełnia swoją role poprzez: planowanie i organizację sprintów, codzienne spotkania z zespołami, przegląd informacji oraz tzw. retrospekcję.

Szczegółowo w zwinnych projektach rola ta koncentruje się na:

• Zarządzaniu zespołem w nieprzewidywalnym i stresującym środowisku – w projektach zwinnych terminy realizacji projektów są kluczowe. Project Manager zapewnia, że ​​sprint projektu zostanie ukończony na czas.
• Motywuje zespoły do koncentrowania się na osiągnięciu wyznaczonego celu. Wyzwania i problemy wywołują frustrację wśród członków zespołu, którą trzeba likwidować. Kierownik projektu motywuje członków swojego zespołu, aby uniknąć problemów, które obniżają wydajność pracy.
• Zarządza presją pracy i osi czasu, aby utrzymać tempo. Projekt jest podzielony na kilka segmentów, które muszą być zakończony etapowo w określonej linii czasu. Menedżer projektu przypisuje zadania poszczególnym osobom i równoważy obciążenie pracą.
• Zarządza problemami i eskalacją do właściwych władz. Kierownik projektu informuje właściwe osoby we właściwym czasie, aby rozwiązać pojawiające się problemy.
• Przekazuje informacje odnośnie statusu projektu lub zaistniałych zmianach zainteresowanym stronom
• „Walczy” o właściwe zasoby, kieruję prośby o zapewnienie odpowiednich zasobów do danych prac w zakresie do tego wymaganym
• Przygotowuje plany projektów i wprowadzanie zmiany w razie potrzeby,
• Opracowuje plany zarządzania ryzykiem oraz zarządza nimi, identyfikuje ryzyka i
• Rozwiązuje problemy w celu utrzymania projektu, rozstrzyga konflikty międzyludzkie,
• Zarządza ograniczeniami umiejętności technicznych, budżetem by nie nie wpływały negatywnie na realizację projektu.
• Podejmuje działania zapobiegawcze w celu uniknięcia ryzyka.

Przypadek scruma

W  metodyce Scrum nie funkcjonuje osobna rola Project Menagera. Obowiązki kierownika projektu wykonywane są poprzez role Product Ownera oraz Scrum Mastera.

Do obowiązków Product Ownera z zakresu zarządzania należą m.in. zapewnienie realizacji celów projektu, uzgadnianie pracy z zespołem, zarządzanie czasem, budżetem i zakresem oraz komunikacja z interesariuszami. Natomiast Scrum Master przejmuje następujące zadania: przepływ informacji w zespole, usuwanie blockerów projektowych. Odbywa on codzienne spotkania z członkami zespołów, dzięki czemu identyfikuje problemy, które musieli przezwyciężyć lub przekazywać aktualizacje innym członkom zespołu. Dodatkowo przekazuje raporty o statusie projektu, komunikuje zmiany oraz ryzyko oraz identyfikuje brakujące role.

A jak z nowymi trenadami

Metodyki zwinne podlegają stałej ewolucji, aktualnie trwają próby integracji zarządzania tradycyjnego z zarządzaniem zwinnym. Dla przykładu powstają hybrydy klasycznych stylów zarządzania z metodykami zwinnymi np. Prince2 Agile, gdzie rola kierownika projektu w klasycznej metodyce skupia się na kierowaniu planem dostarczania produktów, natomiast w jej aktualizacji skierowana jest już na zmianę.