Migracja danych z File Servera oraz z Microsoft SharePoint On-Premises do Microsoft SharePoint Online w usłudze M365 – praktyczne wnioski z projektu

Migracja środowiska do chmury to nie tylko wyzwanie techniczne, ale także organizacyjne. W artykule dzielę się doświadczeniami z ostatniego projektu, w którym zrealizowałem kompleksowe przejście z SharePoint 2013 oraz serwera plików do SharePoint Online w Microsoft 365.

Wyzwania i cele klienta

Projekt migracji realizowany był dla dużej organizacji korzystającej ze średnio rozbudowanego środowiska SharePoint 2013. Projekt opierał się głównie na migracji danych z lokalnych serwerów plików.

Infrastruktura klienta była rozproszona – firma posiadała kilka oddziałów zlokalizowanych w różnych krajach, a dane przechowywane były na lokalnych serwerach plików, bez centralizacji. W sumie do nowego środowiska chmurowego przeniesiono 11 TB danych pochodzących z różnych lokalizacji.

Środowisko SharePoint On-Premises wykorzystywane przez klienta opierało się na wersji SharePoint 2013. Oznaczało to konieczność migracji dokumentów wraz z ich strukturą, aby zwiększyć bezpieczeństwo tych danych oraz dostępność dla pracowników.

Czym tak naprawdę jest ten cały M365?

Jednym z kluczowych założeń projektu było zaprojektowanie nowej struktury SharePoint Online od podstaw, zgodnie z zaleceniami i oczekiwaniami klienta. Pozwoliło to nie tylko odświeżyć i uporządkować istniejące zasoby, ale także dostosować układ witryn, bibliotek i uprawnień do aktualnych potrzeb biznesowych, a tym samym poprawić ergonomię oraz bezpieczeństwo pracy z dokumentami.

Tak złożona architektura oznaczała, że dane były przechowywane w różnych strukturach, z odmiennymi schematami uprawnień oraz specyficznymi wymaganiami biznesowymi w poszczególnych oddziałach. Migracja wymagała więc indywidualnego podejścia do poszczególnych lokalizacji oraz bardzo precyzyjnego planowania, aby zapewnić poprawność, spójność i bezpieczeństwo danych po przeniesieniu do SharePoint Online.

Bezpieczeństwo pod znakiem M365

Głównym powodem decyzji o migracji była konieczność odejścia od środowiska SharePoint On-Premises, które w wersji 2013 utracił wsparcie producenta. Klient kładł szczególny nacisk na zwiększenie niezawodności, bezpieczeństwa oraz elastyczności pracy – szczególnie istotnych w międzynarodowej, rozproszonej strukturze. Przejście do Microsoft 365 umożliwiło także skorzystanie z najnowszych mechanizmów ochrony i zarządzania danymi dostępnych w chmurze.

Oczekiwania klienta skupiały się przede wszystkim na minimalizacji przestojów podczas migracji. Kluczowe etapy przenoszenia danych realizowano w weekendy i poza standardowymi godzinami pracy użytkowników, co pozwoliło utrzymać ciągłość operacyjną firmy oraz zapewnić szybki powrót do pracy po zakończeniu procesu migracji.

Planowanie i analiza

Po zebraniu szczegółowych informacji o strukturach plików oraz danych zgromadzonych na lokalnych serwerach plików, wraz z Project Managerem opracowaliśmy szczegółowy plan migracyjny.
Jednym z jego kluczowych założeń była reorganizacja i oczyszczenie zbiorów – poszczególne działy oraz wyznaczone osoby odpowiedzialne za dane zostały zaangażowane w proces usuwania niepotrzebnych plików, starych kopii oraz dokumentów, które nie były już istotne dla biznesu.
Dzięki temu znacznie ograniczyliśmy wolumen danych przeznaczonych do migracji i zminimalizowaliśmy ryzyko przenoszenia zbędnych zasobów do nowego środowiska.

Microsoft 365 w pracy Project Managera – narzędzia, które robią różnicę.

Przed przystąpieniem do właściwej migracji przeprowadziłem próbne migracje wybranych danych z File Servera na SharePoint Online. Testy te pozwoliły nie tylko wykryć potencjalne problemy techniczne (np. związane z uprawnieniami czy zgodnością plików), ale również upewnić się, czy posiadane przeze mnie uprawnienia migracyjne pozwalają na pełną migrację danych z poszczególnych serwerów.

Warto podkreślić, że ze względu na międzynarodową strukturę firmy oraz obecność kilku oddziałów, konieczne było zweryfikowanie działania dedykowanych maszyn wirtualnych (VM) wykorzystywanych do migracji w każdej lokalizacji. Każdy z tych VM musiał być osobno sprawdzony pod kątem wydajności oraz dostępu do odpowiednich zasobów, by zagwarantować sprawny przebieg całego procesu.

Dobór narzędzi i przygotowanie środowiska migracyjnego

W procesie migracji kluczowe było wybranie narzędzi umożliwiających skuteczny transfer oraz szczegółową analizę i kontrolę danych na każdym etapie.

Jako podstawowe narzędzie migracyjne wykorzystałem SharePoint Migration Tool (SPMT) od Microsoft, które pozwala na bezpośrednią migrację dokumentów zarówno z lokalnych serwerów plików, jak i ze środowiska SharePoint 2013 do SharePoint Online.

SPMT oferuje dodatkowe funkcje, takie jak:

• automatyczna zamiana niedozwolonych znaków w nazwach plików,
• filtrowanie danych po dacie lub typie,
• obsługa migracji przyrostowej (delta),
• mapowanie uprawnień,
• szczegółowe raportowanie wyników każdego zadania.

Co istotne, narzędzie automatycznie powtarza każde zadanie migracyjne nawet do pięciu razy w przypadku błędów po zaznaczeniu takiej opcji w zadaniu migracyjnym, zanim oznaczy je jako nieudane. Pozwala to ograniczyć liczbę przerwanych migracji z powodu chwilowych problemów z dostępem do plików lub sieci.

Na etapie przygotowania do migracji wykorzystałem również narzędzie WizTree do analizy struktury folderów i plików na File Serverach, oceny ich wielkości oraz szybkiego generowania raportów. Pozwoliło to lepiej zaplanować reorganizację oraz oczyszczenie danych jeszcze przed migracją właściwą.

Dodatkowe działania przygotowawcze:

• Skonfigurowano i przetestowano dedykowane maszyny wirtualne (VM) w każdej lokalizacji, pełniące rolę klientów migracyjnych dla SPMT.
• Zweryfikowano uprawnienia kont migracyjnych oraz dostęp do wszystkich zasobów na File Serverach i w SharePoint 2013.
• Sprawdzono przepustowość i stabilność połączeń sieciowych w oddziałach.
• Opracowano i udokumentowano docelową strukturę witryn i bibliotek w SharePoint Online, we współpracy z przedstawicielami biznesu.

Proces przygotowania środowiska oraz testów narzędzi realizowano w ścisłej współpracy z zespołem IT klienta, co umożliwiło sprawne reagowanie na pojawiające się wyzwania.

Realizacja migracji – przebieg projektu

Proces migracji był realizowany etapami, z uwzględnieniem harmonogramu i potrzeb poszczególnych działów firmy.

Na początku każdego tygodnia działy odpowiedzialne za dane przygotowywały i przekazywały informacje, które zasoby z File Servera powinny zostać przeniesione na odpowiednie witryny (Site) w SharePoint Online. Po otrzymaniu takiej informacji oraz potwierdzeniu planowanej daty migracji, przygotowywałem wyznaczone zbiory do transferu.

Duże migracje, obejmujące całe działy lub duże ilości danych, realizowane były w weekendy oraz po godzinach pracy użytkowników. Dzięki temu minimalizowano ryzyko blokowania plików przez otwarte sesje i eliminowano wpływ migracji na codzienną pracę.
Drobne migracje w ciągu tygodnia obejmowały wyłącznie niewielkie zbiory plików i były przeprowadzane po godzinach pracy klienta.

Veeam Backup for MS365 – Czyli gdzie zaczyna się Twoja odpowiedzialność?

Przed rozpoczęciem migracji danych z Serwera danych odbierano użytkownikom uprawnienia do tych plików – zapobiegało to edycji lub blokowaniu zasobów w trakcie migracji.

Po przeprowadzeniu każdej migracji generowane były szczegółowe raporty, zawierające informacje o ewentualnych błędach czy nieprzeniesionych plikach.
Każdy przypadek nieudanego przeniesienia był analizowany indywidualnie – po ustaleniu przyczyny (np. zbyt długa ścieżka, brak uprawnień, zablokowany plik, niedozwolone znaki) eliminowano problem, a następnie uruchamiano migrację uzupełniającą.

Veeam Backup for Microsoft 365 od środka

Po zakończonej, poprawnej migracji, użytkownikom przypisanym do odpowiednich grup nadawano uprawnienia do edycji i przeglądania danych na nowo utworzonych Stronach w SharePoint Online. Następnie odpowiedni dział biznesowy weryfikował, czy wszystkie wskazane przez nich dane są dostępne zgodnie z oczekiwaniami.

Dzięki temu proces był transparentny i bezpieczny, a użytkownicy końcowi mieli pewność, że dane zostały przeniesione zgodnie z ich potrzebami i pozostają pod odpowiednią kontrolą.

Najczęstsze problemy podczas migracji danych z File Server i jak je rozwiązaliśmy

Migracja dużych wolumenów danych z rozproszonych serwerów plików do SharePoint Online nie obyła się bez wyzwań technicznych. Najczęściej napotykane problemy i sposoby ich rozwiązania przedstawiam poniżej:

• Zbyt długie ścieżki plików i folderów
  Jednym z najczęstszych problemów była zbyt duża długość ścieżek plików i folderów, które przekraczały limit SharePoint Online wynoszący 400 znaków.
  Rozwiązanie: Skracanie nazw folderów i restrukturyzacja struktur katalogów jeszcze przed migracją. W wybranych przypadkach przenoszenie plików do płytszych lokalizacji lub zmiana zasad organizacji danych.

• Niedozwolone znaki w nazwach plików i folderów
  Pliki zawierające znaki niezgodne ze standardem SharePoint Online (np. #, %, &, *, :, <, >, ?, , /, |, ” itp.) były automatycznie odrzucane lub generowały błędy podczas migracji.
  Rozwiązanie: W SPMT włączono opcję automatycznej zamiany niedozwolonych znaków na dozwolone, co pozwoliło uniknąć ręcznych poprawek i przyspieszyć transfer.

• Nietypowe uprawnienia i złamane dziedziczenia
  Występowały przypadki niestandardowych uprawnień na poziomie pojedynczych plików i folderów, a także złamane dziedziczenia uprawnień. Nawet przy posiadaniu pełnych uprawnień do struktur plików, konieczne było uzyskanie dodatkowego dostępu do niektórych zasobów.
  Rozwiązanie: Ręczne przywracanie uprawnień lub ich rozszerzanie, przy ścisłej współpracy z działem IT klienta oraz właścicielami danych.

• Zablokowane pliki podczas migracji
  W kilku przypadkach zdarzyło się, że plik był zablokowany przez użytkownika lub aplikację – był w trakcie edycji albo posiadał nietypowe uprawnienia, co uniemożliwiało jego migrację. Takie błędy najczęściej były wykrywane dopiero w raporcie po zakończonym zadaniu migracyjnym.
  Rozwiązanie: Użytkownik otrzymywał informację o konieczności zamknięcia wskazanego pliku, a dodatkowo odbierano mu uprawnienia do edycji. Po tych działaniach migracja była powtarzana, aż do skutecznego przeniesienia pliku do środowiska docelowego.

• Ograniczenia przestrzeni dyskowej na maszynie migracyjnej

Przy bardzo dużych zadaniach migracyjnych (np. 500 GB w jednym transferze) zdarzał się brak wolnego miejsca na dysku maszyny wirtualnej wykorzystywanej do migracji. Podobne problemy występowały przy transferze mniejszej liczby bardzo dużych plików, gdy system nie mógł efektywnie wyczyścić przestrzeni buforowej.
Rozwiązanie: Zwiększano dostępną przestrzeń dyskową na VM do możliwie największej wielkości, jaką klient mógł przeznaczyć na maszynę migracyjną. Dodatkowo, duże zbiory danych dzielono na mniejsze paczki migracyjne.

• Ograniczenia przestrzeni dyskowej na maszynie migracyjnej
  Przy bardzo dużych zadaniach migracyjnych (np. 500 GB w jednym transferze) zdarzał się brak wolnego miejsca na dysku maszyny wirtualnej wykorzystywanej do migracji. Podobne problemy występowały przy transferze mniejszej liczby bardzo dużych plików, gdy system nie mógł efektywnie wyczyścić przestrzeni buforowej.
  Rozwiązanie: Zwiększano dostępną przestrzeń dyskową na VM do możliwie największej wielkości, jaką klient mógł przeznaczyć na maszynę migracyjną. Dodatkowo, duże zbiory danych dzielono na mniejsze paczki migracyjne.

• Problemy z połączeniem sieciowym i sesją migracyjną
  Przerywane połączenia sieciowe prowadziły do niepowodzenia migracji, a ograniczenia transferu czasem powodowały wygasanie sesji konta migracyjnego, co wymagało restartu narzędzia i powtórzenia zadania.
  Rozwiązanie: Migracje planowano na godziny o mniejszym obciążeniu sieci, a duże transfery dzielono na mniejsze zadania. Korzystano z automatycznych powtórzeń w SPMT (do 5 razy dla danego zadania) oraz w razie potrzeby, wznawiano zadania manualnie po rozwiązaniu problemu.

Każdy napotkany problem był szczegółowo analizowany, a po jego usunięciu migracja była powtarzana tylko dla nieprzeniesionych danych, aż do osiągnięcia pełnego sukcesu.

Rezultaty i korzyści dla klienta

Korzyści biznesowe	Korzyści dla IT i bezpieczeństwa
Bezpieczeństwo danych Nowoczesne mechanizmy ochrony, automatyczne kopie zapasowe, centralne zarządzanie dostępem, wsparcie dla polityk retencji i zgodności (compliance)	Centralizacja zarządzania Jedno miejsce do zarządzania uprawnieniami, konfiguracją i monitoringiem zasobów w Microsoft 365
Większa elastyczność pracy Dostęp do dokumentów z każdego miejsca i urządzenia	Zaawansowane narzędzia audytu i monitoringu Dostęp do logów, alertów i raportów w Microsoft Purview
Uproszczone zarządzanie uprawnieniami Łatwiejsze przypisywanie ról, zgodność z organizacją firmy	Automatyzacja polityk bezpieczeństwa MFA, warunkowy dostęp, zarządzanie cyklem życia i klasyfikacją danych
Eliminacja problemów ze starą infrastrukturą Brak konieczności utrzymywania serwerów lokalnych i zarządzania fizyczną przestrzenią	Łatwiejsza reakcja na incydenty Integracja z Defender i Entra ID, szybsza izolacja zagrożonych zasobów
Lepsza współpraca i integracja Płynna integracja z Teams, OneDrive i innymi narzędziami M365	Zgodność z regulacjami Łatwiejsze wdrażanie i egzekwowanie polityk RODO, ISO itp.
Transparentność procesu migracji Każdy dział miał wpływ na przenoszone dane, użytkownicy mogli zweryfikować kompletność danych	——

Rekomendacje i wnioski praktyczne

Rekomendacja / Wniosek	Opis
Dokładne planowanie to podstawa	Szczegółowa analiza struktury danych, uprawnień i oczyszczenie zbiorów przed migracją
Współpraca z właścicielami danych	Zaangażowanie przedstawicieli działów zwiększa akceptację i ułatwia dopasowanie rozwiązań
Testy pilotażowe są niezbędne	Migracja próbna pozwala wykryć wyzwania techniczne i organizacyjne przed masową migracją
Regularne monitorowanie i raportowanie	Używanie szczegółowych raportów migracyjnych (np. SPMT) pozwala szybko eliminować błędy
Dziel migracje na mniejsze partie	Ułatwia kontrolę i szybsze identyfikowanie błędów, optymalizuje zasoby maszyn migracyjnych
Bądź przygotowany na nieprzewidziane sytuacje	Nietypowe pliki, uprawnienia, ograniczenia infrastruktury wymagają elastyczności
Pamiętaj o komunikacji i szkoleniach	Jasna komunikacja i szkolenia minimalizują opór użytkowników i przyspieszają adaptację

Podsumowanie

Migracja z rozproszonych serwerów plików i SharePoint 2013 do SharePoint Online to złożony, wieloetapowy proces, który wymaga szczegółowego przygotowania, współpracy z działami biznesowymi oraz zaangażowania zespołu IT. Odpowiedni dobór narzędzi, etapowe podejście, testy pilotażowe i dbałość o bezpieczeństwo pozwalają skutecznie przenieść duże wolumeny danych i uniknąć typowych pułapek.

Projekt, który zrealizowałem, udowodnił, że dobrze zaplanowana i przeprowadzona migracja może nie tylko zwiększyć poziom bezpieczeństwa oraz efektywności pracy, ale także uprościć codzienne zarządzanie środowiskiem IT i przygotować organizację na dalszy rozwój.

Dokumentacja i źródła

https://learn.microsoft.com/pl-pl/sharepointmigration/introducing-the-sharepoint-migration-tool
https://learn.microsoft.com/pl-pl/sharepoint/limits
https://learn.microsoft.com/pl-pl/sharepointmigration/fileshare-migration-overview
https://learn.microsoft.com/pl-pl/sharepointmigration/mm-get-started
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/compliance-solutions-overview
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/audit-log-search
https://diskanalyzer.com/

Artykuł powstał przy współpracy z Arrow ECS Polska- Microsoft Solutions Partner