Prozesse intelligent automatisieren

Wie Unternehmen mit Power Automate echten Mehrwert schaffen

In vielen Unternehmen läuft der Arbeitsalltag noch immer nach dem Prinzip: „So haben wir das schon immer gemacht.“
Genehmigungen per E-Mail, Excel-Tabellen zur Datenerfassung oder manuelles Kopieren von Informationen zwischen Systemen gehören zur Tagesordnung. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Unternehmen: Sie müssen schneller reagieren, effizienter arbeiten und Ressourcen sinnvoller einsetzen. In dieser Realität ist Prozessautomatisierung kein Luxus mehr – sondern Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit.

Was ist Power Automate – und was bringt es?

Microsoft Power Automate ist ein cloudbasierter Automatisierungsdienst, mit dem wiederkehrende Aufgaben und Abläufe digitalisiert werden können – schnell, visuell und ohne tiefes Programmierwissen. Die Plattform verbindet Microsoft 365-Anwendungen wie Outlook, SharePoint, Teams oder Excel, aber auch Drittanbietersysteme wie SAP, Salesforce oder Dropbox.

Der Vorteil: Prozesse lassen sich individuell anpassen und fachbereichsnah automatisieren – ohne monatelange Projektlaufzeiten.

Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz von Power Automate

Bevor Unternehmen durchstarten, sollten einige Grundlagen geschaffen sein:

1. Microsoft 365 Lizenzierung und Plattformzugang:
   Eine geeignete Microsoft 365 Lizenz (z. B. Business Premium, E3 oder E5) ist Voraussetzung. Zusätzlich sollten Exchange Online, SharePoint und Teams aktiv im Einsatz sein.
2. Klar definierte Prozesse und Rollen:
   Nur was klar beschrieben ist, lässt sich automatisieren. Es braucht Prozessverantwortliche im Fachbereich sowie die Einbindung der IT zur Sicherstellung von Schnittstellen und Governance.
3. Strukturierte Daten und Zugriffsmöglichkeiten:
   Automatisierung lebt von konsistenten Datenquellen. Das bedeutet: zentrale Dokumentenablage, strukturierte Daten in Excel, Forms oder Datenbanken – idealerweise mit einheitlichem Zugriffskonzept.
4. Governance, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit:
   Sensible Prozesse erfordern Richtlinien für Datenzugriff, Logging und Versionsmanagement. Power Platform Governance ist kein „Add-on“, sondern integraler Bestandteil.
5. Change- und Akzeptanzmanagement:
   Technisch ist vieles möglich – aber ohne Kommunikation, Schulung und Mitnahme der Mitarbeitenden entstehen Schattenlösungen oder Akzeptanzprobleme.

Drei bewährte Power Automate Anwendungsbeispiele

• Rechnungsverarbeitung automatisieren:
  Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden automatisch erkannt, analysiert, an die Buchhaltung zur Freigabe weitergeleitet, in SharePoint abgelegt und revisionssicher dokumentiert. Statusmeldungen laufen direkt in Microsoft Teams ein.
• Onboarding neuer Mitarbeitender:
  Ein HR-Formular stößt einen Flow an: Benutzerkonto in Azure AD wird erstellt, ein Microsoft Teams-Kanal samt Willkommensnachricht angelegt, Zugriffsrechte vergeben und ein vordefiniertes Einführungspaket versendet.
• Abwesenheitsanträge mit automatischer Vertretung:
  Mitarbeitende stellen Anträge über ein Microsoft Forms-Formular. Der Genehmigungsprozess läuft automatisiert über Power Automate. Outlook-Kalender, Teams-Status und Vertretungsinformationen werden automatisch aktualisiert.

Die Rolle von evoila

Als evoila Gruppe begleiten wir unsere Kund:innen entlang des gesamten Automatisierungszyklus – von der ersten Prozessanalyse bis zur produktiven Umsetzung im Microsoft 365-Umfeld.

Unsere Schwerpunkte

• Strategieberatung und Quick-Scan potenzieller Prozesse
• Architektur und Umsetzung auf der Power Platform
• Enablement von Fachabteilungen (Low-Code/No-Code)
• Governance, Lifecycle- und Security-Konzept
• Integration in bestehende IT-Landschaften und Teams

Fazit: Warum sich Power Automate für Ihr Unternehmen lohnt

Power Automate ist kein IT-Projekt – sondern ein Hebel für echte Prozessveränderung.
Durch automatisierte Workflows können Unternehmen nicht nur Zeit sparen und Fehler vermeiden, sondern auch Fachkräfte gezielt entlasten und motivieren.

Als Business Areas Lead für Modern Work bei evoila und Microsoft MVP erlebe ich täglich, wie Unternehmen durch intelligente Automatisierung ihre digitale Transformation konkret vorantreiben – pragmatisch, effizient und sicher.

Sie möchten Ihre Prozesse automatisieren oder einen Einstieg in die Power Platform finden?

Wir begleiten Sie von der ersten Prozessanalyse bis zur erfolgreichen Umsetzung mit Microsoft Power Automate – pragmatisch, sicher und maßgeschneidert für Ihre Anforderungen. Gemeinsam identifizieren wir Potenziale und definieren die nächsten Schritte.

Kontaktieren Sie mich gerne direkt unter antaflos@evoila.com – Ich freue mich auf den Austausch!