Microsoft 365 w pracy Project Managera – narzędzia, które robią różnicę.

Zarządzanie projektami to dziś coś więcej niż pilnowanie terminów i budżetu. To ciągłe balansowanie między oczekiwaniami klienta, zmieniającymi się priorytetami i tempem pracy zmotywowanego zespołu. Dobrze wykorzystane narzędzia mogą w tym pomóc. Microsoft 365 to zestaw aplikacji, z którego korzysta niemal każdy -zatem mówimy „sprawdzam”.

Jeśli wykorzystamy to, że wszystkie aplikacje w ramach M365 ze sobą współpracują, okaże się, że mamy spójny ekosystem, który może ułatwić nam życie, zaoszczędzić czas oraz zaangażować tych, których potrzebujemy, żeby dowieźć efekt końcowy.

Bezpieczeństwo pod znakiem M365

Microsoft Teams. Chyba jedna z najważniejszych aplikacji w pracy.

I to niemal każdego, i to na wszystkich szczeblach hierarchii w większości organizacji. Służy nie tylko do rozmów, ale i do współdzielenia plików, prowadzenia spotkań czy planowania zadań. Dobrze zorganizowany kanał projektowy potrafi (Teams Channel) zastąpić dziesiątki maili i niekończące się wątki w komunikatorach. A kiedy wszystko jest w jednym miejscu – łatwiej o przejrzystość, odpowiedzialność i spokój. Cykliczne spotkania, podczas których omawiane są: statusy projektu, przebieg zadań, wyzwania, czy kolejne kroki, trzeba zebrać i podsumować. Ale też, można zrobić to w sposób łatwy, prosty i przyjemny. Aby to zrobić, użyj funkcji transkrypcji (lub i nagrywania rozmów) na początku spotkania, a po spotkaniu mogą się wydarzyć rzeczy niesamowite*.

Opcja transkrypcji jest dostępna jako np. tłumaczenie rozmowy na żywo.

*Sprawdź swoją wersję Teams, im wyższa, tym więcej możliwości.

Agendę spotkania i jego podsumowanie utwórz w Loop.

Aplikacja uwzględniając poruszone tematy, w trakcie rozmowy na Teams , zrobi jej podsumowanie, przypisze zadania i wskaże plan działania (na podstawie transkrypcji, *funkcja dostępna tylko w wyższej wersji Teams).

Przypisane zadania mogą być widoczne w Plannerze (Loop musi być osadzony w planie zespołu).

Ta integracja Teams-Loop-Planner ułatwia życie, i ogranicza pracę: kopiuj – wklej.

Planner – zaskakuje prostotą

Każdy PM, w ramach dobrego planowania może, a nawet powinien opierać swoją pracę na Plannerze. To narzędzie zaskakuje swoją prostotą. Stwórz listę zadań, przypisz zadania do konkretnych osób, określ deadline – powiadomienia zostaną wysłane na maila, a zdania będą widoczne we wszytskich powyższych aplikacjach. W każdym z tasków możesz dodać checklistę i stworzyć współzależność z innymi działaniami (dot. Planu 3).

Planner jest łatwo edytowany i elastyczny i pomaga w opanowaniu krótkich sprintów projektowych, a także dłuższych etapów projektu.

Dla bardziej złożonych projektów jest dostępny Project. 

Ustawienie zależności zadań, obciążenia zasobów i terminów, ułatwi i przyspieszy podejmowanie decyzji szczególnie w bardziej skomplikowanych i dłuższych projektach. Zadania z Project pojawią się w ToDo liście, każdego z członków zespołu. Możliwość współpracy zespołu nabiera innego znaczenia, w momencie, kiedy każdy może edytować przypisane mu zadanie, dodać notatki, określić progres czy je zakończyć.

Współpraca między członkami zespołu we współpracujących ze sobą narzędziach to ogromna oszczędność czasu. Z punktu widzenia zarządzania, to także większa elastyczność, łatwiejsze delegowanie zadań i większa kontrola nad tym co się dzieje.

Czym tak naprawdę jest ten cały M365?

CoPilot zmienia zasady gry.

Wyobraźmy sobie, że możemy sobie jeszcze nieco uprościć pracę. Jest taki asystent, który zrobi dokładnie to o co go poprosisz, w możliwie najkrótszym czasie, a jednocześnie dostrzec coś, co nie jest takie oczywiste. Realne wsparcie w codziennych zadaniach: podsumowania spotkań, drafty wiadomości, szybkie analizy danych, propozycje planów, gotowe prezentacje i harmonogramy.

CoPilot – nie robi on wszystkiego za nas – ale zdejmuje z barków to, co powtarzalne i czasochłonne, zostawiając więcej przestrzeni na myślenie i działanie.

CoPilot zmienia zasady gry i choć nigdy nie zastąpi żadnego człowieka, to człowiek, który go nie używa, może być zastąpiony przez tego, który z CoPilotem jest za pan brat. Funkcjonalności AI są nieograniczone także w zarządzaniu projektem.

Narzędzia M365 są z niewątpliwie tym, co każdy PM powinien w swojej pracy wykorzystywać w codziennej pracy, aby ją sobie ułatwić. Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala na zaoszczędzenie czasu, który można przeznaczyć na przykład na spotkanie klientem w celu budowania relacji.          

Bo na koniec dnia liczy się to, co pomaga nam robić rzeczy dobrze – i z sensem.

Artykuł powstał przy współpracy z Arrow ECS Polska- Microsoft Solutions Partner