1. Verantwortlicher

2. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
DEUDAT GmbH
Wasserrolle 16
65201 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 611 950008-459
E-Mail: kontakt@deudat.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• § 26 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere zur effizienten und strukturierten Durchführung des Bewerbungsverfahrens,
• internen Abstimmung zwischen den am Auswahlprozess beteiligten Stellen,
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Auswahlentscheidungen,
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung gegen mögliche rechtliche Ansprüche

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilen (z.B. Aufnahmen in einen Bewerberpool), erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen)
• Angaben zur Bewerbung (Gehaltsvorstellungen, Eintrittstermin etc.)
• Kommunikationsdaten (E-Mail-Verkehr, Gesprächsnotizen)
• Bewertungs- und Beurteilungsdaten aus dem Bewerbungsprozess
• organisatorische Daten (Bewerbungsstatus, Termine)
• ggf. Abrechnungsdaten (z. B. Reisekosten)

Wenn Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilen, beispielsweise Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von § 26 Abs. 3 BDSG oder Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

5. Datenquellen

Grundsätzlich verarbeiten wir ausschließlich personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.
Soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist, können wir ergänzend personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen erheben. Hierzu zählen insbesondere berufsbezogene Informationen aus sozialen Netzwerken (z. B. LinkedIn, XING).
Dabei verarbeiten wir ausschließlich solche Daten, die Sie dort selbst öffentlich zugänglich gemacht haben und die einen Bezug zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Eignung aufweisen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Eine weitergehende Datenerhebung findet nicht statt.

6. Empfänger der Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt innerhalb der evoila Unternehmensgruppe ausschließlich an diejenigen Gesellschaften und Organisationseinheiten, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind, insbesondere Personalabteilungen, Fachbereiche, Führungskräfte und Organe der Mitbestimmung.
Eine Übersicht der verbundenen Unternehmen ist unter Locations – evoila Holding GmbH abrufbar.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

7. Einsatz von Workday

Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir das Bewerbermanagementsystem Workday. Anbieter ist die Workday Inc. mit Sitz in 6110 Stoneridge Mall Road, Pleasanton, CA 94588, USA.
Workday verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen.
Die Daten werden grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Im Rahmen von Support- und Wartungsleistungen kann jedoch ein Zugriff aus Drittländern (insbesondere den USA) nicht ausgeschlossen werden.

8. Drittlandübermittlung

Sofern personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO.
Insbesondere erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von:

• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO,
• einem Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission (z.B. EU-US Data Privacy Framework), soweit ein solcher vorliegt,
• sowie ergänzenden technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Eine Kopie der entsprechenden Garantien kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

9. Online-Meetings, Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützte Zusammenfassung

Einsatz von Microsoft Teams

Für Online-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen nutzen wir Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (im Folgenden „Microsoft“). Nehmen Sie an einem Meeting teil, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten, etwa Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Meeting-Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmende), Chatbeiträge sowie Bild- und Tondaten, sofern Sie Kamera oder Mikrofon aktivieren.

Aufzeichnung und Transkription

Mit Ihrer vorherigen Einwilligung zeichnen wir Meetings auf und/oder lassen sie automatisch transkribieren. Das Transkript ist eine schriftliche Wiedergabe des gesprochenen Wortes, bei der die Beiträge den jeweiligen Sprechenden zugeordnet werden. Vor Beginn der Aufzeichnung oder Transkription weisen wir alle Teilnehmenden darauf hin. Zusätzlich zeigt Microsoft Teams einen sichtbaren Hinweis an, solange die Funktion aktiv ist. Ohne Ihre Einwilligung zeichnen wir nicht auf und transkribieren nicht. Sie können dann trotzdem am Meeting teilnehmen, etwa ohne Mikrofon und Kamera oder über den Chat. Bei Bedarf stimmen wir mit Ihnen ab, wie das Meeting ohne Aufzeichnung stattfinden kann.

KI-gestützte Zusammenfassung

Auf Grundlage des Transkripts lassen wir mithilfe KI-gestützter Dienste Zusammenfassungen, Protokolle und Aufgabenlisten (z. B. vereinbarte nächste Schritte) erstellen. Dafür nutzen wir:

• Microsoft 365 Copilot der Microsoft Ireland Operations Limited (Anschrift siehe oben) und/oder
• Claude der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Die Anbieter verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Nach den vertraglichen Vereinbarungen dürfen sie die Inhalte nicht zum Training ihrer KI-Modelle verwenden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die erstellten Zusammenfassungen werden vor ihrer Verwendung von unseren Mitarbeitenden geprüft.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung dienen dazu, Gesprächsinhalte vollständig und korrekt zu dokumentieren, die Nachbereitung zu erleichtern und vereinbarte Maßnahmen nachzuverfolgen. Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung, die Transkription und die KI-gestützte Zusammenfassung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, entweder direkt im Meeting oder formlos per E-Mail an info@evoila.de. Der Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt. Die Durchführung des Meetings selbst (ohne Aufzeichnung) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, und im Übrigen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an effizienter Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Partnern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bitte teilen Sie in aufgezeichneten Meetings keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO mit.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Microsoft verarbeitet die Daten im Rahmen der „EU Data Boundary“ grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR. Trotzdem lässt sich nicht ausschließen, dass Daten in die USA oder andere Drittstaaten übermittelt werden, etwa durch Unterauftragsverarbeiter oder zu Support- und Sicherheitszwecken. [Anthropic kann die Daten auch in den USA verarbeiten.] Grundlage solcher Übermittlungen ist die Zertifizierung des jeweiligen Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer

Aufzeichnungen und Transkripte werden gelöscht, sobald die Zusammenfassung erstellt und geprüft ist, spätestens jedoch nach [30] Tagen. Die Zusammenfassungen speichern wir, solange sie für den jeweiligen Zweck (z. B. die Projektdokumentation) erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, löschen wir die betroffenen Aufzeichnungen und Transkripte unverzüglich, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

10. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert.
Sofern kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden Ihre Daten spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Der Abschluss des Verfahrens ist regelmäßig der Zeitpunkt der endgültigen Besetzung der Stelle.
Eine längere Speicherung erfolgt nur:

• sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder
• wenn Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung (z. B. Bewerberpool) eingewilligt haben

Im Falle einer Einwilligung erfolgt die Speicherung bis zu deren Widerruf, längstens jedoch für einen Zeitraum von 12 Monaten.

11. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.
Sie ist jedoch erforderlich, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

13. Beschwerderecht

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Bewertung von Bewerbungen erfolgt unter Einbeziehung menschlicher Entscheidungsträger.
Die Auswahlentscheidung basiert auf objektiven, berufsbezogenen und positionsspezifischen Kriterien. Hierzu können – abhängig von der jeweiligen Stelle – insbesondere fachliche Qualifikationen, relevante Berufserfahrung, erforderliche Sprachkenntnisse, rechtliche Voraussetzungen für eine Beschäftigung (z. B. bestehende Arbeitserlaubnis) sowie organisatorische Rahmenbedingungen (z. B. Einsatzort oder Verfügbarkeit) zählen.
Wir beachten die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Eine Auswahlentscheidung erfolgt nicht aufgrund gesetzlich geschützter Merkmale. Soweit wohnort-, aufenthalts- oder beschäftigungsbezogene Umstände berücksichtigt werden, geschieht dies ausschließlich insoweit, als dies für die Besetzung der konkreten Stelle rechtlich oder organisatorisch erforderlich ist.
Soweit im Bewerbungsprozess unterstützend IT-Systeme eingesetzt werden, dienen diese ausschließlich der organisatorischen Unterstützung und haben keinen alleinentscheidenden Einfluss auf das Ergebnis des Auswahlverfahrens.

15. Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Im Falle eines Widerspruchs können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht weiter berücksichtigen.

Stand 04/2026