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Office Management Specialist (m/f/d)

  • Backoffice DE
  • Full time
  • Mainz
  • Ausgeschrieben vor mehr als 30 Tagen

It's fun to work in a company where people truly BELIEVE in what they're doing!

Do you know what efficient office management looks like, always keep things in order, and have an open ear for all employees and guests? Then we should get to know each other! Strengthen our back office team as soon as possible or at the earliest opportunity in an unlimited permanent position, either full-time or part-time.

About the job:

  • Represent evoila, welcome our customers and guests, and take care of their hospitality

  • The preparation and follow-up of meetings are also part of your responsibilities

  • You are responsible for our office management and handle various administrative tasks, such as processing incoming and outgoing mail, courier shipments, and purchasing office and catering materials

  • Manage our fleet

  • Handle travel bookings for management colleagues and ensure smooth travel arrangements

  • Process incoming and outgoing invoices

  • Support our finance team with administrative tasks related to accounting

  • Maintain an organized document filing system

  • Additionally, take on additional location and potentially special or project-related tasks

Who you are:

  • Completed commercial apprenticeship with ideally initial professional experience in a similar position

  • Proficient in using the MS Office suite

  • Your structured working style allows you to keep track even in stressful situations

  • Enjoy working in a team and convince with your organizational talent and communication skills

It would be optimal if…:

  • You enjoy working independently and solution-oriented

  • You love variety and a broad range of tasks

  • You speak fluent German and good English

In addition to ample room for professional and personal development, we offer you a high degree of responsibility.

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Du weißt, wie effizientes Büromanagement aussehen muss, behältst immer den Überblick und hast immer ein offenes Ohr für alle Mitarbeitenden und Gäste?

Dann sollten wir uns kennenlernen!

Verstärke unser Backoffice-Team ab sofort oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt in einer unbefristeten Festanstellung in Voll- oder Teilzeit.

Deine Aufgaben:

  • Du repräsentierst evoila, nimmst unsere Kunden und Gäste in Empfang und kümmerst Dich um deren Bewirtung

  • Die Vor- und Nachbereitung von Meetings gehört dabei ebenso zu Deinem Aufgabenbereich

  • Du verantwortest unser Office Management und übernimmst diverse administrative Aufgaben, wie z.B. die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Kuriersendungen und den Einkauf von Büro- und Bewirtungsmaterial

  • Du verwaltest unser Fuhrparkmanagement

  • Du übernimmst die Reisebuchungen für Kolleginnen und Kollegen des Managements und sorgst für einen reibungslosen Reiseablauf

  • Du übernimmst die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen

  • Du unterstützt unser Finance Team bei administrativen Tätigkeiten rund um den Bereich Rechnungswesen

  • Du behältst jederzeit den Überblick – eine ordentliche Dokumentenablage ist für Dich selbstverständlich

  • Zusätzlich übernimmst Du weiterer Standort- und ggf. Sonder- oder Projektaufgaben

Was Du mitbringen solltest:

  • Du verfügst über eine kaufmännische Berufsausbildung mit idealerweise ersten Berufserfahrungen in einer vergleichbaren Position

  • Du bist routiniert im Umgang mit dem MS-Office Packet

  • Durch Deinen strukturierten Arbeitsstil behältst Du auch in stressigen Situationen den Überblick

  • Du arbeitest gerne im Team und überzeugst durch Dein Organisationstalent und Deine Kommunikationsfähigkeit

Optimal wäre, wenn …:

  • Du gerne eigenständig und lösungsorientiert arbeitest

  • Du  Abwechslung und ein breites Aufgabengebiet liebst

  • Fließend Deutsch- und gutes Englisch sprichst

Neben viel Raum für die fachliche und persönliche Entwicklung bieten wir Dir ein hohes Maß an Eigenverantwortung.

Permanent Full-Time

In addition to a varied project landscape, we offer you a high degree of personal responsibility and the cooperation with a growing and motivated team, in which you can bring in your ideas.

What we offer you:
– Mobile Office
– Premium Work Equipment
– Extensive Further Training
– Employee Events
– Country-Specific Employee Bonuses (e.g. cooperation with  EGYM Wellpass, JobRad and much more)

Contact:

Maria Kiel

Office Management Specialist (m/f/d)

Vivien Vogt

Personalreferentin

+49 6131 4888 303

jobs@evoila.de

Deine Benefits

Motivierte Mitarbeiter sind eine wesentliche Voraussetzung für unseren unternehmerischen Erfolg. Deshalb ist uns eine gute Balance zwischen Leben und Arbeiten wichtig.

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Altersvorsorge

Mit Entgeltumwandlung sparst du clever für später: Ein Teil deines Bruttogehalts fließt in die betriebliche Altersvorsorge. Dabei sparst du Sozialabgaben und Einkommensteuer. So investierst du mehr in die Vorsorge, als dir netto fehlt. Alles läuft automatisch – auch bei der Steuer. Sicher und smart vorsorgen!

Premium Laptop

Arbeiten ohne Kompromisse! Bei uns gibt's nicht einfach nur einen Laptop, sondern Premium-Qualität. Du entscheidest: Apple oder Windows? Denn das richtige Werkzeug macht den Unterschied. Mit Top-Equipment zu Top-Leistungen!

EGYM Wellpass

Mit dem EGYM Wellpass Zugang zu 6.500 Sport- & Wellnessorten in DE und AT. Evoila fördert deine Fitness. Ob Fitness, Yoga oder Meditation – finde dein Angebot. Auch digital fürs Home Office. Mit Evoila und EGYM bleibst du in Bewegung!

Jobrad

Mit evoila aufs Wunsch-Dienstrad steigen! Wir leasen für dich dein Traumrad – ob E-Bike, Mountainbike oder Cityflitzer. Nutze es überall: Arbeit, Freizeit oder Sport. Die Bezahlung? Einfach und günstig direkt vom Bruttogehalt. Dank cleverer Versteuerung sparst du bis zu 40% gegenüber dem Kauf. Radeln und sparen!

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Sachebezugskarte

Mit Ticket Plus City von Edenred shoppen, wo und wann du willst! Ob bei Douglas, REWE oder unterwegs tanken – du entscheidest. Für alle, von Vollzeit bis Praktikant. Über 40.000 Akzeptanzstellen in Deutschland und online. Einfach, flexibel und ohne Stress.

Feelgood

Kaffeetheke und Carrera Bahn sind Möglichkeiten, die Du während der Zeit im Büro zum Ausgleich, kleinem Genuss und zum Spaß verwenden kannst.

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Mitarbeiterevents

Zusätzlich zu einem Sommer- und Weihnachtsfest veranstalten wir regelmäßig unseren After Work Drink! Austausch mit den Kollegen, weg vom Daily Business, das ist uns wichtig um als Team immer mehr zusammen zu wachsen und alle neuen Mitarbeiter gleich mit zu nehmen.

Corporate Benefits

Im Team gibt's nicht nur Spaß, sondern auch Rabatte! Fashion, Reisen, Elektronik? Wir haben's. Dank Corporate Beneftis sparst du immer. Warum mehr zahlen, wenn's günstiger geht?

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Bonus

Zusätzlich zum Fixgehalt erhälst Du eine jährliche Sonderzahlung, die auf dem Geschäftsergebnis und der Erreichung Deiner persönlichen Ziele basiert.

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Prämien

Eine Prämie oder Sonderzahlung erhälst Du z. B. für neue Mitarbeiter, die Du vermittelst.

Vertrauensarbeitszeit

Manchmal ist es nötig, seine Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Dies ermöglichen wir nach der Probezeit. Dazu zählen Homeoffice-Tage genauso wie mal einen Vor- oder Nachmittag schieben, wenn es das Projekt zulässt.

FAQ

Offene Fragen? Wir sind hier um zu helfen

Wenn du die Bereitschaft zeigst, jeden Tag etwas Neues zu lernen und dieses Wissen im Team und mit Kunden einzusetzen, dann bist du bei uns genau richtig. Möchtest du außerdem neuen Dingen auf den Grund gehen und sie technisch bis ins kleinste Detail verstehen? Verschmelzen dein Beruf und dein Hobby manchmal und die IT ist eine deiner größten Leidenschaften? Dann solltest du jetzt auf jeden Fall weiterlesen, denn es ist unser Ziel, dich zu einem Experten zu machen, der immer einen Schritt voraus ist.

Wenn du dich in einer Cloud-Technologie wie OpenStack, CloudFoundy, AWS usw. wohlfühlst oder viel über eine Virtualisierungstechnologie wie VMware vSphere weißt, dann bist du bei uns genau richtig. Wir werden dich auch als Cloud-Ingenieur oder Cloud-Architekt ausbilden.

Nach etwa einer Woche wirst du wissen, ob wir dich kennenlernen möchten. Dann wirst du zu einem Online-Gespräch eingeladen.

Dein Dokument sollte eine persönliche Anrede sowie deinen Lebenslauf und deine bisherigen Qualifikationen wie Schule, Studium, Zertifizierungen, Zertifikate usw. enthalten. Ein Bild von dir kann ebenfalls im Anschreiben enthalten sein sowie deine Gehaltsvorstellungen.

Nach einem Online-Gespräch über Skype, Zoom oder ein anderes Online-Tool geben wir dir eine einfache Aufgabe. Das Ergebnis der Aufgabe bringst du zu einem persönlichen Gespräch in einem unserer Büros mit. Wenn alles passt, wird nichts uns daran hindern, dich einzustellen.

In der Regel finden die Gespräche (online und vor Ort) mit dir, einem potenziellen Teamleiter für deine Position und einem Personalvertreter statt.

Wir bewerten deine Punktzahl anhand eines Punktesystems. Das basiert auf deinen Unterlagen, dem Interview, dem persönlichen Eindruck und dem Ergebnis der kleinen Aufgabe.

Deine Bewerbungsunterlagen werden nur der Personalabteilung, der Geschäftsleitung und dem potenziellen Teamleiter zur Verfügung gestellt. Alle Daten werden vertraulich behandelt.