Datenschutzerklärung – Datenverarbeitung Bewerbung

1. Einwilligung Datenweitergabe in der evoila GmbH und der zugehörigen Gruppe von Unternehmen

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Daher möchten wir Sie transparent über unsere Datenschutzgrundsätze und Abläufe der Verwendung Ihrer Angaben im Rahmen Ihrer Bewerbung über unser e-Recruiting System informieren. Mit Ihrer Bewerbung bei der evoila GmbH bewerben Sie sich bei einem innovativ arbeitenden Unternehmen mit modernen Prozessen und Systemen der IT und des Personalwesens.

2. Einwilligung in die Datenverarbeitung

Mit Abschluss der Registrierung und Übersendung Ihrer Bewerbung stimmen Sie:

der Aufnahme in die Bewerberdatenbank der evoila GmbH (dazu gehören die evoila GmbH und die im Sinne des Art. 4 Nr.19 DSGVO zugehörige Gruppe von Unternehmen [diese finden Sie unter https://evoila.com/company/locations/] )
der Zugriffsmöglichkeit unserer Personalverantwortlichen und Personalrecruitern der evoila GmbH (dazu gehören die evoila GmbH und die im Sinne des Art. 4 Nr.19 DSGVO zugehörige Gruppe von Unternehmen [diese finden Sie unter https://evoila.com/company/locations/] ) zu Zwecken der Bewerbersauwahl

Sie können der Datenverarbeitung jederzeit widersprechen, allerdings kann eine weitere Berücksichtigung in Auswahlverfahren dann nicht mehr erfolgen. Details dazu lesen Sie in der Datenschutzerklärung.

Ebenfalls bestätigen Sie die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung.

2. Datenschutzerklärung mit Information zum Umgang mit Bewerberdaten

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Daher möchten wir Sie über unsere Datenschutzgrundsätze und Abläufe der Verwendung Ihrer Angaben im Rahmen Ihrer Bewerbung über unser e-Recruiting System informieren.

Die evoila setzt sowohl technische als auch organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder auch unbefugten Zugriff zu schützen und überprüft die Sicherheitsmaßnahmen entsprechend der technologischen Entwicklungen.

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt die evoila GmbH den Dienst Workday. Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten informiert.

2.1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

Name der verantwortlichen Stelle:

evoila GmbH
Robert-Bosch-Str. 36
55129 Mainz
Telefon: +49 6131 – 95 07 444
info@evoila.de

2.2 Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Der Datenschutzbeauftragte steht Ihnen für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung:

DEUDAT GmbH
Zehntenhofstraße 5b
65201 Wiesbaden
Phone: +49 611 950008-40
E-mail: kontakt@deudat.de

2.3 Datenkategorien, Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir speichern die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf konkrete Ausschreibungen als auch für Initiativbewerbungen.

Mit der Registrierung auf unserer Karriereseite bewerben Sie sich entweder auf eine konkrete Stellenausschreibung oder suchen initiativ eine Beschäftigung bei uns im Hause. Die von Ihnen abgefragten Daten werden von der evoila Unternehmensgruppe ausschließlich für den Zweck der Stellenbesetzungen genutzt.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (allgemeine Vertragsanbahnung) und – sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind. Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert.

Die von Ihnen mitgeteilten Daten werden zur Verarbeitung in folgende Kategorien eingeteilt:

Kontaktdaten (Name, Adresse, Email, Telefon-/Handynummer)
Per Upload zur Verfügung gestellte Dateien und Dokumente (Lebenslauf, insbesondere Angaben zu Berufserfahrung und Ausbildung)
Auskunftsangaben (Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?, Gewünschter Eintrittstermin, Gehaltsvorstellungen, aktuelle Arbeitserlaubnis)

Darüber hinaus erstellen wir Daten über die Beurteilung und Bewertung im Bewerbungsverfahren und Dokumentieren den Bewerbungsverlauf als Historie.

Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und -verarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist Art. 6 Abs. 1 Ziff. b, f DS-GVO und § 26 Abs. 1 BDSG.

Bitte beachten Sie, dass Sie selbst für die Richtigkeit Ihrer Daten verantwortlich sind.

2.4. Datenweitergabe innerhalb der evoila group, Datentransfer in Drittländer

Im Detail haben in der evoila GmbH sowie der Tochter-Gesellschaften [diese finden Sie unter https://evoila.com/company/locations/] der evoila GmbH:

die Mitarbeiter in den Personalabteilungen,
die Mitarbeiter der Units, in denen eine Stelle besetzt werden soll,
die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten
Mitarbeiter in administrativen Bereichen, im Rahmen des Onboarding, nach einer erfolgreichen Bewerbung, zum Zweck der Erstellung von erforderlichen Dokumenten und Zugangsberechtigungsausweisen

Zugriff auf Ihre Daten.

Die Datenweitergabe erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Prüfung Ihrer Qualifikation sowie im Rahmen der Abwicklung aktueller und späterer Bewerbungsverfahren und Stellenbesetzungsprozesse, soweit zur Bearbeitung der eingegangenen Bewerbungen erforderlich.

Es erhalten dabei nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses und Stellenbesetzungsprozesse betraut und hierfür erforderlich sind.

Eine Einschränkung in Bezug auf Ihrer Bewerbung auf eine speziell von Ihnen beworbene Position wird somit nicht vorgenommen.

(Eine Übersicht über die im Sinne des Art. 4 Nr.19 DSGVO zugehörige Gruppe von Unternehmen finden Sie unter https://evoila.com/company/locations/] )

Zur technischen Umsetzung des eRecruiting-Prozesses setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art.28 DS-GVO ein. Dieser verarbeitet zu diesen genannten Zwecken auf unseren Auftrag und nach unseren Weisungen hin personenbezogene Daten.

2.5. Speicherung der Daten

Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden Ihre Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach 6 Monaten Inaktivität durch Sie oder den Recruiter der Fall.

In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Es folgt keine Nachricht vor Löschung des Profils und auch keine Bestätigung zur Löschung. Sofern Sie noch auf eine Rückmeldung zu einer Stelle warten, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Recruiter.

2.6. Ihre Betroffenenrechte als Bewerber

Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu:

das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO,
das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO,
das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO,
sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

3. Einsatz von Workday

Die Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgt über das cloudbasierte Bewerbermanagementsystem Workday. Anbieter ist die Workday, Inc., 6110 Stoneridge Mall Road, Pleasanton, CA 94588, USA. Dieses System ermöglicht die strukturierte Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen, Kommunikation mit Bewerbern sowie die Verwaltung von Bewerbungsprozessen. Die Speicherung der Daten erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU, wobei bestimmte Support- und Wartungsdienstleistungen durch Workday auch aus Drittländern (z. B. USA) erbracht werden können

4. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Sie können der Datenverarbeitung, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Ein Widerspruch hat die Beendigung Ihres Bewerbungsverfahrens zur Folge.

Für den Widerspruch senden Sie uns hierzu bitte eine Nachricht an jobs@evoila.de .

5. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall im Sinne des Art.22 DS-GVO findet nicht statt.